Для того, чтобы выявить расхождение фактического объема денег в кассе с данными учета, проводится инвентаризация. По результатам проверки в кассе может быть выявлен излишек или недостача. Чаще всего расхождения возникают из-за ошибок в учете денег или воровства среди персонала. Разбираемся, когда и как необходимо проводить инвентаризацию денег в кассе и что делать в зависимости от результата.
Виды инвентаризации и сроки проведения
Инвентаризация кассы может быть двух видов:
- плановая (проводится согласно заранее утвержденному графику);
- внеплановая (происходит внезапно для проверки добросовестности материально-ответственного лица).
Проведение плановой инвентаризации обязательно для всех организаций. На законодательном уровне закреплены случаи, в которых необходимо ее проведение, а регламент и срок проведения утверждаются заранее распоряжением руководства компании.Плановая инвентаризация проводится:
- ликвидация компании или ее реорганизация;
- при передаче имущества компании в аренду или после продажи;
- перед сдачей годовой бухгалтерской отчетности;
- при смене материально-ответственного лица;
- после возникновения чрезвычайных ситуаций или стихийных бедствий;
- при обнаружении расхождения в учете или факта хищения.
Процедура в обязательном порядке должна проводиться минимум один раз в год - перед началом составления бухгалтерских отчетов.
Внеплановая инвентаризация является добровольной и может проводиться по желанию. Для нее не нужен особый повод и заранее утвержденные сроки проведения. Обычно ее проводят с целью проверки материально-ответственного лица. Для такой проверки необходимо подготовить приказ о проведении инвентаризации с указанием сроков и причин ее проведения. Также в приказ вносятся имена сотрудников, которые будут входить в комиссию на время проверки.
Основания для проведения внеплановой инвентаризации кассы:
- контроль работы кассиров;
- выявление ошибок в учете или профилактика;
- по требованию контрольных органов или ревизоров;
- доклады сотрудников о нарушениях.
Кто проводит инвентаризацию кассы и что нужно проверять
Для проведения инвентаризации назначается специальная комиссия. В ее состав входят:
- администрация компании;
- сотрудники бухгалтерии;
- сотрудники внутренней службы аудита или привлеченные независимые аудиторы;
- сотрудники СБ (служба безопасности) или другие сотрудники (экономисты, менеджеры и т.д.).
Все сотрудники, утвержденные приказом в состав комиссии, обязаны присутствовать при проведении проверки. Иначе результат инвентаризации можно посчитать недействительным.
Что проверяют при инвентаризации кассы
Инвентаризация может быть сплошной и выборочной. При сплошной инвентаризации проверяют:
- Наличные деньги в кассе: пересчитывают деньги и сравнивают их с данными в кассовом отчете или кассовой книге.
- Денежные документы: сюда относятся различные билеты, например, на поезд или самолет, топливные карты и т. д. Сверяется не только их количество, но и реквизиты и стоимость, указанные в учетной программе.
- Ценные бумаги: у ценных бумаг сверяются серии и номера, фактическая и номинальная стоимости, сроки погашения.
- Бланки строгой отчетности (БСО): проверяют, сколько в наличии БСО, их виды и номера. Полученную информацию сверяют с данными в забалансовом счете 006.
Во время выборочной инвентаризации не проверяется все, а только что-то конкретное, например, наличные деньги в кассе. Предмет проверки обязательно должен быть указан в приказе.
Как проводить инвентаризацию кассы
Перед началом проведения проверки необходимо остановить все кассовые операции. Материальные ценности и деньги нельзя выдавать или принимать до окончания проверки и подведения результатов.
Алгоритм проведения инвентаризации денежных средств:
- Руководитель издает приказ о проведении проверки с указанием причины и сроков, назначает комиссию. Для инвентаризации перед сдачей годового отчета приказ не нужен.
- Кассир отдает все приходные и расходные документы в бухгалтерию и подтверждает их передачу своей подписью. Также он подтверждает, что все ценности, находившиеся под его ответственностью оприходованы, а все выбывшие средства были списаны.
- Члены комиссии приступают к проверке. Они пересчитывают все, что указано в приказе и сверяют данные с учетом. Во время проверки материально-ответственное лицо (кассир) обязательно должен присутствовать.
- После завершения проверки составляется инвентаризационная опись.
Результат инвентаризации может быть следующим:
- фактическое количество соответствует данным учета, расхождений нет;
- выявлен излишек;
- обнаружена недостача.
Что делать при обнаружении недостачи
Если во время инвентаризации была выявлена недостача, необходимо:
- Попросить кассира написать объяснительную с указанием причины недостачи;
- Подготовить приказ о возмещении недостачи и изъятии ценностей у материально-ответственного лица;
- Проконтролировать, чтобы кассир внес сумму недостачи в кассу, или списать деньги с его следующей зарплаты.
Объяснительная от кассира должна содержать: название компании, ФИО руководителя, дату обнаружения недостачи (дата инвентаризации), ФИО и подпись кассира. Если кассир отказывается писать объяснительную, составляется акт об отказе кассира в предоставлении объяснений.
На этом акте обязательно должна стоять подпись кассира. Если он отказывается, это отражается в акте с подписями двух свидетелей.
Если сотрудник не хочет возмещать недостачу, ее можно взыскать принудительно. Для этого составляется приказ о принудительном возмещении. Если сумма небольшая, ее можно взыскать с зарплаты работника сразу в полном объеме или частями.
Если сумма недостачи большая, необходимо уволить сотрудника и обратиться в суд. Но уволить его можно только тогда, когда доказана его вина.
Работодатель также имеет право ничего не взыскивать с сотрудника и ограничиться выговором.
Что делать при обнаружении излишка в кассе
Если вы думаете, что излишек - это не недостача, поэтому ничего не нужно делать, то вы ошибаетесь. Излишек в кассе может возникнуть из-за ошибки кассира при расчете с клиентом, или ошибки бухгалтера при проведении операции возврата неизрасходованных средств. В любом случае необходимо выявить причину, чтобы ситуация больше не повторилась.
Неправильное проведение операций кассиром может обернуться жалобой покупателя, а ошибки в учете - проверкой контролирующими органами, поэтому любое расхождение нужно исправить.
Излишки в кассе, обнаруженные во время инвентаризации, должны быть изъяты комиссией, оприходованы и отражены в акте. Эти деньги включаются в прочие доходы компании и фиксируются в налоговом учете как внереализационный доход, полученный в дату оформления результатов инвентаризации.
С сотрудника необходимо также потребовать объяснительную, где он должен указать причины появления излишка.
Использование современного кассового оборудования и учетных систем позволит снизить ошибки и злоупотребления сотрудниками до минимума. Оставляйте заявку на консультацию, если вам нужно автоматизировать торговлю. С вами свяжутся сотрудники компании ЦТО78 для того, чтобы подобрать необходимое оборудование и ПО.