Электронный документооборот (ЭДО) для маркировки: как выбрать?

Зачем ЭДО продавцам маркировки

Электронный документооборот (ЭДО) - это система, с помощью которой можно обмениваться документами в электронном формате. Обычные почтовые сервисы не могут обеспечить должную безопасность, поэтому отправлять через них важные документы нельзя.

Отправлять накладные, декларации, счета-фактур и прочие документы лучше через защищенные сервисы, которые были созданы специально для этого. Доступ к таким сервисам предоставляют операторы ЭДО. Чтобы начать безопасно обмениваться со своими контрагентами важными документами, необходимо выбрать оператора и заключить с ним договор.

Маркированные товары отслеживаются системой Честный ЗНАК. Каждый раз, когда право собственности на товар переходит к другому участнику, необходимо передавать сведения об этом в систему маркировки. Продавцу нужно передать сведения о товарах, которые он продал, а продавцу - подтвердить их получение.

До 1 января 2022 требование использовать ЭДО для продавцов маркировки не было обязательным, а сведения в систему маркировки можно было передать напрямую через личный кабинет на сайте Честного ЗНАКА. При таком варианте работы накладные составлялись как раньше на бумаге, а сведения о кодах маркировки вручную заносились в систему отслеживания товаров.

С начала года система не позволяет передать данные напрямую через личный кабинет. Сделать это можно только с помощью оператора ЭДО.

Сейчас обязательное использование ЭДО касается следующих товарных групп:

• обувь;
• легкая промышленность;
• шины;
• духи;
• фототехника
• табачная продукция;
• молочная продукция (с 1 сентября 2022г.);
• упакованная вода (с 1 ноября 2022 г.)

Для фермеров, заведений общепита и госучреждений действует отсрочка. Им подключиться к ЭДО нужно до 1 декабря 2023 года.

Для передачи информации в систему маркировки продавец должен создать электронный УПД, в который добавляет все коды маркировки, отправляемые покупателю. Обе стороны должны подписать этот документ, после чего информация о смене собственника передается через оператора в систему прослеживания.

Передать сведения напрямую можно только в том случае, если товар выводится из оборота. Конечным покупателям не нужно подключаться к ЭДО, поэтому в таком случае продавец передает данные вручную через личный кабинет.

Что важно знать о работе с маркировкой продавцам и покупателям

И продавцам, и покупателям необходимо помнить о правилах передачи сведений в систему маркировки через операторов ЭДО. Если их соблюдать, можно обезопасить себя от нарушений и штрафов.

Правила для продавцов, производителей, оптовиков и импортеров:

1. Добавлять в УПД коды маркировки на товары: УПД должна содержать все коды маркировки для каждого товара. Для некоторых групп товаров пока можно передавать код групповой упаковки, но лучше сразу добавлять все коды, чтобы покупатель мог их проверить при приемке.
2. Проверять у контрагентов регистрацию в Честном ЗНАКЕ: если контрагент не зарегистрировался, система не сможет обработать УПД, поэтому важно проверять регистрацию у новых партнеров.

Правила для покупателей (оптовых и розничных продавцов):

1. Во время приемки сверять коды маркировки на товары с теми, что указаны в УПД. Если есть ошибки, направить документ обратно поставщику для исправления.
2. Подписать документ, если в нем нет ошибок. УПД от поставщика нужно подтверждать своей электронной подписью в личном кабинете оператора ЭДО. Если забыть это сделать, в системе не отразится смена юрлица и вы можете получить штраф, так как продажа такого товара считается незаконной.

Как выбрать оператора ЭДО

Оператор системы прослеживания товаров Честный ЗНАК предлагает участникам оборота передавать УПД через “ЭДО Лайт”. Этот сервис отвечаем минимальным требованиям и позволяет принимать и передавать документы прямо в личном кабинете Честного ЗНАКА. Доступ к нему предоставляется бесплатно, но есть ограничение - в год можно отправить и принять не более 1000 пакетов документов.

Крупным предприятиям этого будет мало, поэтому лучше заключить договор с другим оператором ЭДО, предоставляющим услуги на платной основе.

Что учесть при выборе оператора

Факторы, которые нужно учесть перед заключением договора с оператором:

1. Роуминг: не все операторы ЭДО могут передавать друг другу документы. Если ваш поставщик использует другого оператора ЭДО, проверьте совместимость с его сервисом. Для передачи документов нужно будет настроить роуминг.
2. Типы документов, с которыми работает ЭДО: заранее узнайте, с какими документами работает оператор и сравните формы, которые он использует, с формами вашей компании.
3. Хранение документов: документы, подписанные электронной подписью имеют юридическую силу и их нужно хранить. Узнайте у оператора сроки и цену хранения, а также объем хранилища.
4. Внедрение: система ЭДО внедряется в бизнес-процессы компании и становится их частью. Заранее уточните, есть ли возможность интеграции ЭДО с вашей товароучетной системой и какие потребуются доработки.
5. Надежность: реестр одобренных операторов ЭДО есть на сайте ФНС. Они прошли проверку на надежность и безопасность в передаче данных, поэтому лучше выбирать оператора из этого списка.
6. Цена: внимательно изучите тарифные планы операторов и услуги, которые туда входят.

Как подключить ЭДО для маркировки

Для того, чтобы начать обмен документами через ЭДО, необходимо:

1. Выбрать оператора ЭДО;
2. Заключить с ним договор на оказание услуг (нужна УКЭП, которая получается заранее в ФНС);
3. Пригласить своего контрагента к обмену электронными документами в личном кабинете ЭДО и убедиться, что он может принимать и подтверждать УПД;
4. Провести полный цикл отправки/приемки документов и подтверждения УПД, чтобы протестировать бизнес-процесс и вовремя выявить ошибки.

Внедрение ЭДО требует определенного времени на настройку и отладку бизнес-процессов, поэтому лучше не откладывать этот вопрос на последний момент.